Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng hợp đồng thuê nhà
Việc công chứng hợp đồng thuê nhà là bước quan trọng để đảm bảo hiệu lực pháp lý của thỏa thuận giữa bên thuê và bên cho thuê. Tuy nhiên, nhiều người khi đi công chứng lại rơi vào tình trạng thiếu giấy tờ, phải quay về bổ sung nhiều lần hoặc thậm chí bị từ chối công chứng do sai hồ sơ. Vậy hồ sơ công chứng hợp đồng thuê nhà gồm những gì? Có khác biệt nếu là cá nhân, tổ chức, hoặc thuê để kinh doanh? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp danh mục chi tiết và những lưu ý thực tiễn giúp bạn chuẩn bị chính xác.
Cơ sở pháp lý điều chỉnh công chứng hợp đồng thuê nhà
Luật Công chứng 2014 (sửa đổi, bổ sung năm 2024)
Bộ luật Dân sự 2015, Điều 119, 122, 124 và Điều 472 đến 482
Luật Nhà ở 2023, Điều 122
Thông tư 257/2016/TT-BTC về phí, lệ phí công chứng
Theo các văn bản này, hợp đồng thuê nhà có thể phải công chứng tùy trường hợp và để được công chứng, các bên cần cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý, quyền sử dụng tài sản và thông tin cá nhân chính xác.
Hồ sơ công chứng hợp đồng thuê nhà gồm những gì?
Đối với bên cho thuê là cá nhân
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hạn
Sổ hộ khẩu (nếu cần đối chiếu nơi cư trú)
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ hoặc sổ hồng)
Giấy tờ xác nhận tình trạng hôn nhân nếu tài sản là tài sản chung vợ chồng
Văn bản ủy quyền có công chứng nếu bên cho thuê không trực tiếp ký
Đối với bên thuê là cá nhân
Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn hạn
Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ xác minh nơi cư trú
Giấy tờ chứng minh mục đích thuê (nếu thuê để kinh doanh, mở văn phòng)
Nếu một bên là pháp nhân (doanh nghiệp, tổ chức)
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng hoặc bản chính đối chiếu)
Giấy tờ của người đại diện theo pháp luật: CCCD, giấy ủy quyền (nếu không do người đại diện trực tiếp ký)
Biên bản họp/Quyết định của công ty về việc cho thuê hoặc thuê nhà (trong một số trường hợp cần thiết)
Bản thảo hợp đồng thuê nhà: có thể do các bên tự chuẩn bị hoặc nhờ văn phòng công chứng soạn theo mẫu
Giấy xác nhận mục đích thuê, nhất là nếu bên thuê có nhu cầu đăng ký kinh doanh tại địa chỉ thuê
Ảnh 3×4 (đối với trường hợp công chứng viên yêu cầu)
Hóa đơn lệ phí hoặc xác nhận nộp thuế (nếu có nghĩa vụ kê khai thuế thuê nhà)
Một số lưu ý quan trọng khi nộp hồ sơ công chứng
Tài sản cho thuê phải hợp pháp, không tranh chấp, không bị kê biên
Giấy chứng nhận quyền sở hữu phải mang tên người cho thuê hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ
Đảm bảo thông tin giữa hợp đồng và giấy tờ tùy thân trùng khớp (họ tên, số giấy tờ, địa chỉ)
Nếu một trong hai bên không biết chữ, phải có người làm chứng theo quy định tại Điều 42 Luật Công chứng
Công chứng viên có quyền từ chối nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc có dấu hiệu rủi ro pháp lý
Ví dụ thực tế
Anh N và chị T cùng sở hữu một căn hộ tại quận Bình Thạnh, TP.HCM, muốn cho thuê dài hạn. Khi đến công chứng, chỉ có anh N đứng tên hợp đồng và không có văn bản đồng ý của chị T.
→ Công chứng viên từ chối xác nhận vì đây là tài sản chung vợ chồng, phải có sự đồng ý của cả hai hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ. Anh N phải bổ sung hồ sơ để tiếp tục thủ tục.
Kết luận: Chuẩn bị đúng hồ sơ – thủ tục công chứng sẽ trôi chảy
Hồ sơ công chứng hợp đồng thuê nhà tưởng đơn giản nhưng thực tế lại đòi hỏi sự cẩn trọng cao. Mỗi bên phải chứng minh được quyền và năng lực pháp lý của mình đối với việc cho thuê hoặc thuê nhà. Việc thiếu sót dù chỉ một giấy tờ cũng có thể khiến bạn mất thêm thời gian, chi phí, thậm chí không thể hoàn tất giao dịch.
Hãy kiểm tra danh mục giấy tờ kỹ lưỡng và nếu cần, nên tham khảo ý kiến của công chứng viên trước khi đến nộp hồ sơ để đảm bảo công chứng được thực hiện thuận lợi, đúng luật.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
