Chấm công bằng app: tranh chấp thường gặp và cách xử lý
Trong bối cảnh chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp áp dụng chấm công điện tử nhằm tối ưu hóa quản lý nhân sự và hạn chế gian lận. Tuy nhiên, hệ thống này cũng kéo theo không ít tranh chấp liên quan đến sai lệch dữ liệu, quét công chưa ghi nhận hoặc lỗi phần mềm gây thiệt hại cho người lao động. Khi quyền lợi về lương, thưởng và thời giờ làm việc bị ảnh hưởng, người lao động thường băn khoăn liệu có căn cứ pháp lý để yêu cầu điều chỉnh hay không. Bài viết dưới đây phân tích các dạng tranh chấp phổ biến và hướng xử lý theo quy định pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Trải nghiệm một ngày làm việc ởvăn phòng công chứng — có gì đặc biệt?
1. Chấm công điện tử có được pháp luật công nhận không?
Hiện pháp luật lao động không quy định cụ thể bắt buộc doanh nghiệp phải dùng hình thức chấm công nào. Tuy nhiên, dữ liệu chấm công vẫn được coi là chứng cứ hợp lệ nếu được ghi nhận khách quan, minh bạch và có thể kiểm tra, đối chiếu.
Theo “Điều 95 Bộ luật Lao động 2019”, doanh nghiệp có trách nhiệm “cung cấp thông tin về tiền lương, thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi của người lao động khi được yêu cầu”. Điều này có nghĩa: dữ liệu chấm công điện tử phải thể hiện rõ ràng, không bị chỉnh sửa tùy tiện, và doanh nghiệp phải có cơ chế giải trình khi người lao động đề nghị.
Hệ thống chấm công bằng ứng dụng (app) được phép sử dụng nhưng không được trái các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, đặc biệt khi app thu thập định vị, khuôn mặt, hoặc thông tin sinh trắc học.
2. Các tranh chấp thường gặp khi sử dụng chấm công điện tử
2.1. Sai lệch dữ liệu giờ vào – giờ ra
• App không nhận diện khuôn mặt, GPS không khớp vị trí thực tế. • Điện thoại hết pin, lỗi mạng, cập nhật phần mềm khiến dữ liệu không ghi nhận. • Hệ thống tự động sửa giờ hoặc không lưu lịch sử chỉnh sửa.
Hệ quả: người lao động bị tính đi muộn, làm không đủ giờ hoặc bị trừ lương trái quy định.
Theo “Điều 102 Bộ luật Lao động 2019”, mọi khoản khấu trừ lương phải có căn cứ rõ ràng và không được tự ý đặt ra.
2.2. Quản lý chỉnh sửa dữ liệu nhưng không thông báo
Một số doanh nghiệp cho phép quản lý chỉnh sửa dữ liệu chấm công điện tử nhưng không lưu lịch sử hoặc không thông báo cho người lao động. Điều này dễ dẫn đến tranh chấp về tính minh bạch.
Luật yêu cầu mọi thông tin liên quan đến lương và thời giờ làm việc phải được công khai khi người lao động yêu cầu theo “Điều 95 Bộ luật Lao động 2019”.
2.3. Tính tăng ca không chính xác
Nhiều ứng dụng không tự động tách giờ tiêu chuẩn và giờ làm thêm, khiến người lao động mất quyền lợi về:
2.4. Thu thập dữ liệu quá mức – nguy cơ vi phạm quyền riêng tư
Nếu app yêu cầu bật GPS 24/24, thu thập vị trí ngoài giờ làm hoặc lưu trữ dữ liệu sinh trắc học nhưng không thông báo rõ mục đích, doanh nghiệp có thể vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
3. Người lao động xử lý tranh chấp về chấm công điện tử như thế nào?
3.1. Yêu cầu đối chiếu dữ liệu
Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp cung cấp: • Nhật ký chấm công gốc; • Lịch sử chỉnh sửa của quản lý; • Bảng phân ca và xác nhận tăng ca.
Doanh nghiệp phải đáp ứng theo quy định tại “Điều 95 Bộ luật Lao động 2019”.
>>> Xem thêm: Vì saothừa kế không nên làm qua luật sư mà bỏ công chứng?
3.2. Lưu trữ chứng cứ cá nhân
Khi nghi ngờ sai lệch, người lao động nên tự ghi nhận: • Ảnh chụp màn hình app khi chấm công; • Tin nhắn, email phân công công việc; • Video/ảnh chứng minh sự có mặt tại nơi làm việc (nếu phù hợp).
3.3. Gửi yêu cầu điều chỉnh bằng văn bản
Theo “Điều 5 Bộ luật Lao động 2019”, người lao động có quyền “khiếu nại trực tiếp hoặc gián tiếp” khi quyền lợi bị xâm phạm. Yêu cầu điều chỉnh dữ liệu nên thể hiện bằng văn bản hoặc email để làm chứng cứ.
3.4. Yêu cầu công đoàn hoặc hòa giải viên hỗ trợ
Công đoàn cơ sở có quyền tham gia giải quyết tranh chấp theo “Điều 64 Bộ luật Lao động 2019”. Nếu không có công đoàn, người lao động có thể gửi hòa giải viên lao động cấp huyện.
3.5. Khởi kiện khi doanh nghiệp không giải quyết
Tranh chấp về thời giờ làm việc, tiền lương và chấm công là tranh chấp lao động cá nhân và có thể khởi kiện trực tiếp không cần hòa giải trong các trường hợp theo “Điều 188 Bộ luật Lao động 2019”.
4. Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro pháp lý?
• Có quy chế sử dụng hệ thống chấm công điện tử, công bố rõ ràng cho người lao động. • Lưu trữ đầy đủ lịch sử chỉnh sửa và dữ liệu gốc. • Chỉ thu thập dữ liệu cần thiết, tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP. • Cung cấp thông tin minh bạch khi người lao động yêu cầu. • Kiểm tra định kỳ để đảm bảo phần mềm không lỗi gây thiệt hại.
Kết luận
Chấm công điện tử mang lại nhiều lợi ích quản lý nhưng cũng tiềm ẩn tranh chấp nếu dữ liệu không minh bạch, không chính xác hoặc thu thập quá mức. Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp giải trình, điều chỉnh hoặc bồi thường thiệt hại khi hệ thống gây ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp. Khi doanh nghiệp xây dựng quy trình rõ ràng và tuân thủ pháp luật, rủi ro tranh chấp sẽ được giảm thiểu đáng kể.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
