Khi doanh nghiệp tham gia xuất nhập khẩu hàng hóa, việc chuẩn bị hồ sơ thông quan đầy đủ và hợp pháp là bước quan trọng để hàng hóa được lưu thông nhanh chóng. Trong bối cảnh giao dịch quốc tế, nhiều cơ quan hải quan, đối tác nước ngoài yêu cầu công chứng bản dịch thông quan để đảm bảo tính pháp lý và chính xác của hồ sơ. Bản dịch công chứng giúp các bên đối chiếu nội dung với bản gốc, đồng thời chứng minh hồ sơ hợp lệ theo quy định. Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết các loại hồ sơ cần công chứng, quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng.
>>> Xem thêm: Danh sách dịch vụ pháp lý nổi bật tạivăn phòng công chứng Nguyễn Huệ
Hồ sơ thông quan cần bản dịch công chứng
Các tài liệu thường yêu cầu dịch và công chứng bao gồm tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, chứng nhận kiểm định chất lượng, giấy phép nhập khẩu và các chứng từ kèm theo khác theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc đối tác nước ngoài. Việc dịch chính xác từng thuật ngữ và thông số trong hồ sơ giúp tránh rủi ro từ việc thông quan chậm hoặc hồ sơ bị từ chối.
Việc công chứng bản dịch hồ sơ thông quan thực hiện theo Luật Công chứng 2014 và Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực bản dịch và chứng thực chữ ký người dịch. Khi hồ sơ được sử dụng ở nước ngoài, có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự để bản dịch công chứng được công nhận hợp pháp. Những quy định này đảm bảo hồ sơ thông quan được chấp nhận, giảm rủi ro tranh chấp pháp lý và đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch quốc tế.
>>> Xem thêm: Cập nhật mới nhất về các quy định liên quan đếndịch vụ sổ đỏ năm 2025
Khi nào cần công chứng bản dịch thông quan
Bản dịch công chứng cần thiết khi hồ sơ thông quan nộp cho cơ quan hải quan nước ngoài, đối tác nhập khẩu, tổ chức kiểm định hoặc tham gia giao dịch thương mại quốc tế. Công chứng bản dịch giúp các bên đảm bảo nội dung hồ sơ chính xác, minh bạch và hợp pháp. Hồ sơ không được công chứng hoặc dịch thuật sai lệch có thể bị từ chối, yêu cầu chỉnh sửa hoặc bổ sung, làm chậm tiến trình thông quan.
Người nộp hồ sơ chuẩn bị bản gốc các tài liệu cần thiết, bao gồm giấy tờ pháp lý, hợp đồng và chứng từ liên quan. Sau đó, tài liệu được dịch sang ngôn ngữ yêu cầu bởi đơn vị dịch thuật chuyên nghiệp để đảm bảo thuật ngữ kỹ thuật, pháp lý và thương mại chính xác. Khi nộp tại phòng công chứng, công chứng viên kiểm tra bản gốc, đối chiếu với bản dịch, xác nhận tính chính xác và đóng dấu giáp lai. Bản dịch công chứng sẽ đi kèm lời chứng xác nhận người dịch, ngôn ngữ dịch và ngày thực hiện.
>>> Xem thêm: Người nước ngoài có được đứng tên khi làm công chứng thừa kế ở Việt Nam không?
Lưu ý khi công chứng hồ sơ thông quan
Tài liệu phải đầy đủ, rõ ràng, không bị chỉnh sửa hoặc tẩy xóa. Thuật ngữ pháp lý, kỹ thuật và thương mại cần dịch chính xác để hồ sơ được cơ quan nước ngoài và đối tác chấp nhận. Hồ sơ nhiều trang nên được chuẩn bị kỹ để tránh kéo dài thời gian công chứng. Trong một số trường hợp, bản dịch công chứng còn phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi nộp cho cơ quan nước ngoài.
>>> Xem thêm: Tất tần tật về công chứng nhà đất bạn cần biết trước khi giao dịch
Kết luận
Công chứng bản dịch hồ sơ thông quan hàng hóa quốc tế là bước quan trọng giúp hồ sơ được chấp nhận, giao dịch minh bạch và hợp pháp. Thực hiện đúng quy trình, dịch thuật chính xác và tuân thủ các yêu cầu pháp lý sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro và tăng tốc độ thông quan. Nên lựa chọn đơn vị dịch thuật và công chứng uy tín, có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu để đảm bảo chất lượng và giá trị pháp lý của bản dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
