Vi bằng điện tử và vi bằng giấy

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, vi bằng điện tử dần xuất hiện bên cạnh vi bằng giấy truyền thống. Nhiều người thắc mắc liệu hai hình thức này có giá trị pháp lý như nhau không, và nên lựa chọn loại nào để đảm bảo quyền lợi? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết về sự khác biệt giữa vi bằng điện tử và vi bằng giấy, căn cứ pháp luật, đồng thời đưa ra ví dụ minh họa thực tế.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn thực hiện công chứng hợp đồng vay tiền tại văn phòng công chứng

⚖️ Căn cứ pháp lý về vi bằng điện tử và vi bằng giấy

Điều 2 Nghị định 08/2020/NĐ-CP: Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại lập, ghi nhận sự kiện, hành vi có thật mà họ trực tiếp chứng kiến.
Điều 6 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư: Văn bản có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, đều có giá trị pháp lý như nhau nếu tuân thủ quy định.
Luật Giao dịch điện tử 2023 (có hiệu lực từ 01/7/2024): Văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

👉 Như vậy, pháp luật không loại trừ vi bằng điện tử, miễn là đảm bảo hình thức, nội dung và xác thực điện tử theo quy định.

>>> Xem thêm: Cẩm nang thủ tục và hồ sơ khi làm dịch vụ cấp sổ đỏ lần đầu

📝 Vi bằng giấy là gì?

Là loại vi bằng truyền thống, được lập thành bản cứng, có chữ ký và dấu của Thừa phát lại.
Được lưu trữ tại Văn phòng Thừa phát lại và Sở Tư pháp.
Thuận tiện khi nộp trực tiếp cho Tòa án, cơ quan nhà nước.

📌 Ví dụ thực tế: Ông A mua một mảnh đất, nhờ Thừa phát lại lập vi bằng giấy ghi nhận hiện trạng đất để tránh tranh chấp. Khi xảy ra kiện tụng, bản vi bằng giấy được nộp trực tiếp cho Tòa án.

💻 Vi bằng điện tử là gì?

Là phiên bản số hóa của vi bằng, được lập và ký số bởi Thừa phát lại.
Có thể lưu trữ, tra cứu và gửi trực tuyến qua cổng dịch vụ công.
Thuận tiện cho giao dịch từ xa, giảm rủi ro mất mát, hư hỏng.

📌 Ví dụ thực tế: Doanh nghiệp B thuê mặt bằng, nhờ Thừa phát lại lập vi bằng điện tử ghi nhận tình trạng bàn giao tài sản. Bản vi bằng này được gửi trực tuyến cho cả hai bên, lưu trữ an toàn trên hệ thống điện tử.

Xem thêm: Hữu cơ là gì? Nguyên tắc sản xuất nông nghiệp hữu cơ

>>> Xem thêm: Phân biệt rõ giữa hợp đồng công chứng và công chứng vi bằng để tránh hiểu nhầm

🔎 So sánh vi bằng điện tử và vi bằng giấy

Tiêu chí	Vi bằng giấy	Vi bằng điện tử
Hình thức	Bản in giấy, có chữ ký & dấu đỏ	Bản PDF/điện tử, có chữ ký số & mã xác thực
Cách lưu trữ	Lưu tại văn phòng Thừa phát lại & bản cứng của người yêu cầu	Lưu trên hệ thống điện tử, dễ sao lưu
Khả năng sử dụng	Dùng trực tiếp khi làm việc với cơ quan nhà nước	Có thể nộp online, gửi qua email, dịch vụ công
Rủi ro	Nguy cơ rách, hỏng, mất bản cứng	Nguy cơ bị hack, lộ dữ liệu nếu bảo mật kém
Giá trị pháp lý	Được công nhận chính thức	Được công nhận nếu có chữ ký số hợp lệ theo Luật Giao dịch điện tử 2023

⚠️ Khi nào nên dùng vi bằng điện tử, khi nào dùng vi bằng giấy?

✅ Nên chọn vi bằng giấy khi:

Giao dịch nhà đất, tài sản lớn, cần nộp trực tiếp cho cơ quan quản lý.
Người tham gia không quen sử dụng công nghệ.

✅ Nên chọn vi bằng điện tử khi:

Cần lưu trữ lâu dài, tránh thất lạc.
Giao dịch ở khoảng cách xa, nhiều bên liên quan.
Muốn tích hợp trong hệ thống quản trị doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Những ai bắt buộc phải thực hiện thủ tục công chứng trong các giao dịch dân sự?

📊 Ví dụ minh họa so sánh

Trường hợp 1 – Vi bằng giấy: Anh C vay 500 triệu của anh D, nhờ Thừa phát lại lập vi bằng ghi nhận việc giao nhận tiền. Khi tranh chấp, anh D dễ dàng nộp bản giấy cho Tòa án.
Trường hợp 2 – Vi bằng điện tử: Công ty E ký hợp đồng hợp tác với công ty F, nhờ Thừa phát lại lập vi bằng điện tử ghi nhận buổi ký kết online qua Zoom. Cả hai bên nhận được bản vi bằng điện tử kèm mã xác thực.

>>> Xem thêm: Hợp đồng ở nhờ và vấn đề bảo hiểm tài sản: Ai có quyền mua bảo hiểm?

>>> Xem thêm: Thủ tục góp vốn bằng nhà đất trong công ty TNHH như thế nào?

📌 Kết luận

Vi bằng điện tử và vi bằng giấy đều có giá trị pháp lý, miễn lập đúng quy định.
Vi bằng giấy phù hợp với giao dịch truyền thống, còn vi bằng điện tử thích hợp với xu thế số hóa và làm việc từ xa.
👉 Người dân và doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu thực tế để lựa chọn loại vi bằng phù hợp, đảm bảo an toàn pháp lý và tiện lợi trong lưu trữ.

Xem thêm: Hợp đồng mua bán giả tạo: Cái giá của sự "lách luật"

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.