Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng văn bản phân chia di sản
Khi người để lại tài sản qua đời, việc công chứng văn bản phân chia di sản là bước quan trọng để những người thừa kế được công nhận quyền sở hữu hợp pháp đối với tài sản. Tuy nhiên, nhiều trường hợp hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót khiến quá trình công chứng bị kéo dài hoặc bị từ chối. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ công chứng di sản theo quy định mới nhất năm 2025, giúp người dân chuẩn bị đúng và đầy đủ để thủ tục diễn ra thuận lợi.
Quy trình nộp và xử lý hồ sơ công chứng phân chia di sản
Bước 1: Nộp hồ sơ tại tổ chức hành nghề công chứng
Người thừa kế nộp hồ sơ tại phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng tư nhân có thẩm quyền — thường là nơi có bất động sản hoặc nơi cư trú của người để lại di sản.
Bước 2: Kiểm tra và xác minh hồ sơ
Công chứng viên sẽ kiểm tra đầy đủ, hợp lệ của giấy tờ trong hồ sơ. Nếu phát hiện thiếu sót hoặc có dấu hiệu tranh chấp, hồ sơ sẽ được yêu cầu bổ sung hoặc tạm dừng.
Bước 3: Niêm yết công khai hồ sơ công chứng di sản
Theo quy định tại Điều 58 Luật Công chứng 2014, hồ sơ phải được niêm yết 15 ngày tại UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản. Việc này nhằm thông báo công khai cho các cá nhân có liên quan biết và tránh tranh chấp.
Bước 4: Ký và chứng nhận văn bản công chứng
Sau thời gian niêm yết, nếu không có khiếu nại, công chứng viên sẽ lập văn bản khai nhận hoặc phân chia di sản, các bên ký trước mặt công chứng viên và nhận bản chính.
Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ công chứng bị từ chối
Thiếu giấy chứng tử hoặc nộp bản photo không chứng thực.
Di chúc không hợp pháp (không có người làm chứng, lập khi người viết không minh mẫn…).
Giấy tờ tài sản chưa cập nhật thông tin chủ sở hữu, ví dụ sổ đỏ vẫn đứng tên người đã mất mà chưa có xác nhận.
Người thừa kế chưa đủ năng lực hành vi dân sự nhưng không có người đại diện hợp pháp.
Không thống nhất giữa các đồng thừa kế về nội dung chia di sản.
Để tránh bị từ chối, người yêu cầu nên liên hệ trước với văn phòng công chứng để được hướng dẫn chi tiết, nhất là với hồ sơ di sản có yếu tố nước ngoài hoặc tranh chấp.
>>> Xem thêm: Thời gian hoàn thành hồ sơ củadịch vụ làm sổ đỏ là bao lâu?
Lưu ý thực tế khi chuẩn bị hồ sơ công chứng phân chia di sản
Chuẩn bị bản chính kèm bản sao chứng thực của tất cả giấy tờ để đối chiếu.
Trường hợp di sản gồm nhiều loại tài sản, nên liệt kê rõ ràng từng loại trong hồ sơ.
Nếu có nhiều người thừa kế, cần thống nhất danh sách, tỷ lệ và nội dung thỏa thuận trước khi công chứng.
Người thừa kế ở xa có thể ủy quyền hợp pháp cho người khác thực hiện thủ tục.
Tài sản đang bị thế chấp, kê biên hoặc tranh chấp sẽ không được công chứng phân chia cho đến khi được giải quyết.
Câu hỏi thường gặp về phân chia di sản
❓ Hồ sơ công chứng di sản có thể nộp bản scan hoặc photo không? → Không. Phải nộp bản chính hoặc bản sao chứng thực hợp lệ để công chứng viên đối chiếu.
❓ Nếu di chúc bị mất thì có thể công chứng di sản được không? → Chỉ khi có bản sao chứng thực di chúc gốc hoặc xác nhận của tổ chức công chứng lưu bản chính, người thừa kế mới được tiến hành thủ tục.
❓ Có thể nộp hồ sơ công chứng di sản tại nơi khác với nơi có tài sản không? → Theo Luật Công chứng 2014, người yêu cầu chỉ được công chứng tại nơi có bất động sản hoặc nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản.
Kết luận
Chuẩn bị đúng và đủ hồ sơ công chứng di sản là yếu tố quyết định để việc phân chia tài sản được thực hiện hợp pháp, nhanh chóng và tránh rủi ro pháp lý. Người thừa kế nên rà soát kỹ các giấy tờ nhân thân, quyền sở hữu tài sản và quan hệ thừa kế trước khi nộp hồ sơ. Trong các trường hợp phức tạp như có người thừa kế ở nước ngoài, di chúc viết tay hoặc di sản chung nhiều loại tài sản, nên tư vấn trực tiếp với công chứng viên để được hướng dẫn chi tiết và hợp lệ theo quy định mới năm 2025.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
