Thủ tục yêu cầu công chứng ngoài trụ sở theo quy định mới nhất
Trong nhiều trường hợp thực tế, người dân không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng do hạn chế về sức khỏe, điều kiện đi lại hoặc các lý do chính đáng khác. Khi đó, thủ tục công chứng ngoài trụ sở trở thành giải pháp pháp lý cần thiết để bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên. Tuy nhiên, đây là thủ tục có tính ngoại lệ, chịu sự kiểm soát chặt chẽ của pháp luật công chứng. Việc nắm rõ trình tự, thủ tục theo quy định mới nhất sẽ giúp người dân tránh bị từ chối công chứng và hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh.
Theo Luật Công chứng 2014, nguyên tắc chung là việc công chứng được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Công chứng ngoài trụ sở là trường hợp công chứng viên thực hiện công chứng tại địa điểm khác ngoài trụ sở, theo yêu cầu của người dân, trong những điều kiện pháp luật cho phép.
Điều cần lưu ý là công chứng ngoài trụ sở không phải dịch vụ công chứng theo yêu cầu tùy ý, mà là cơ chế ngoại lệ nhằm bảo đảm quyền dân sự cho những chủ thể không thể trực tiếp đến trụ sở công chứng.
2. Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục công chứng ngoài trụ sở
Thủ tục công chứng ngoài trụ sở hiện nay được điều chỉnh chủ yếu bởi các văn bản sau:
Luật Công chứng 2014;
Bộ luật Dân sự 2015;
Các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Công chứng còn hiệu lực.
Theo Điều 44 Luật Công chứng 2014: “Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ trường hợp công chứng ngoài trụ sở theo quy định của Luật này”.
3. Những trường hợp được yêu cầu công chứng ngoài trụ sở
Trước khi tìm hiểu thủ tục công chứng ngoài trụ sở, cần xác định rõ người yêu cầu có thuộc trường hợp được pháp luật cho phép hay không. Thực tiễn cho thấy, các trường hợp phổ biến bao gồm:
Người già yếu, không thể đi lại;
Người đang điều trị bệnh tại bệnh viện hoặc cơ sở y tế;
Người khuyết tật nặng, hạn chế khả năng di chuyển;
Trường hợp có lý do chính đáng khác khiến việc đến trụ sở công chứng không khả thi.
Việc có chấp nhận hay không phụ thuộc vào đánh giá và trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên.
Nếu không đủ điều kiện, công chứng viên có quyền từ chối và phải nêu rõ lý do theo quy định pháp luật.
4.3. Bước 3: Thỏa thuận địa điểm, thời gian công chứng ngoài trụ sở
Khi chấp nhận yêu cầu, các bên sẽ thống nhất:
Địa điểm thực hiện công chứng;
Thời gian tiến hành;
Phạm vi công việc cần công chứng.
Địa điểm công chứng phải bảo đảm điều kiện để công chứng viên kiểm tra ý chí tự nguyện, năng lực hành vi dân sự và trực tiếp chứng kiến việc ký kết.
4.4. Bước 4: Thực hiện công chứng ngoài trụ sở
Tại địa điểm đã thỏa thuận, công chứng viên thực hiện đầy đủ các nghiệp vụ theo thủ tục công chứng ngoài trụ sở, bao gồm:
Kiểm tra giấy tờ bản chính;
Giải thích quyền, nghĩa vụ pháp lý của các bên;
Kiểm tra sự tự nguyện và năng lực hành vi dân sự;
Chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ vào văn bản;
Ghi nhận rõ địa điểm công chứng trong lời chứng.
4.5. Bước 5: Ký, đóng dấu và hoàn tất thủ tục
Sau khi hoàn tất việc ký kết, công chứng viên ký, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng theo đúng quy định. Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm này.
Việc đóng dấu có thể được thực hiện theo quy trình nội bộ của tổ chức hành nghề công chứng, miễn bảo đảm tuân thủ pháp luật công chứng.
5. Các trường hợp công chứng viên được quyền từ chối trong thủ tục công chứng ngoài trụ sở
Trong quá trình thực hiện thủ tục công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên có quyền từ chối nếu:
Không có lý do chính đáng để công chứng ngoài trụ sở;
Người yêu cầu không minh mẫn, không làm chủ hành vi;
Có dấu hiệu ép buộc, đe dọa hoặc tranh chấp;
Hồ sơ không đầy đủ, không hợp lệ;
Địa điểm công chứng không bảo đảm điều kiện thực hiện nghiệp vụ.
Việc từ chối trong các trường hợp này là cần thiết nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.
6. Giá trị pháp lý của văn bản được công chứng ngoài trụ sở
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có hiệu lực kể từ thời điểm được công chứng viên ký và đóng dấu.
Pháp luật không phân biệt giá trị pháp lý của văn bản công chứng dựa trên địa điểm công chứng. Do đó, nếu thủ tục công chứng ngoài trụ sở được thực hiện đúng quy định, văn bản công chứng có giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ như công chứng tại trụ sở.
>>> Xem thêm: Phí công chứng sẽ thay đổi như thế nào sau khi Luật Công chứng sửa đổi? Cập nhật chi phí mới nhất
7. Lưu ý quan trọng cho người dân khi thực hiện thủ tục công chứng ngoài trụ sở
Người dân khi yêu cầu thủ tục công chứng ngoài trụ sở cần lưu ý:
Chỉ yêu cầu công chứng ngoài trụ sở khi thực sự có lý do chính đáng;
Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, trung thực;
Trao đổi rõ với công chứng viên về tình trạng sức khỏe và hoàn cảnh thực tế;
Tôn trọng quyền từ chối công chứng của công chứng viên theo luật.
Thủ tục công chứng ngoài trụ sở là cơ chế pháp lý cần thiết nhằm bảo đảm quyền dân sự cho những người không thể đến trụ sở công chứng. Tuy nhiên, do tính chất ngoại lệ và tiềm ẩn rủi ro tranh chấp, thủ tục này được pháp luật quy định chặt chẽ về điều kiện, trình tự và trách nhiệm của công chứng viên. Việc hiểu đúng và thực hiện đúng thủ tục không chỉ giúp quá trình công chứng diễn ra thuận lợi mà còn bảo đảm giá trị pháp lý lâu dài của văn bản công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
