Pháp luật quy định thế nào về công chứng ngoài trụ sở hiện nay?
Trong bối cảnh nhu cầu công chứng ngày càng đa dạng, công chứng ngoài trụ sở đã trở thành một dịch vụ được nhiều người dân quan tâm, đặc biệt là người cao tuổi, người bệnh hoặc các trường hợp không thể trực tiếp đến văn phòng công chứng. Tuy nhiên, không phải mọi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở đều được pháp luật chấp nhận. Việc hiểu đúng quy định về công chứng ngoài trụ sở theo pháp luật hiện hành là yếu tố quan trọng giúp người dân hạn chế rủi ro pháp lý và giúp tổ chức hành nghề công chứng thực hiện đúng thẩm quyền, tránh vi phạm.
1. Công chứng ngoài trụ sở là gì theo quy định pháp luật?
Theo khoản 1 Điều 44 Luật Công chứng năm 2014, “việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp công chứng ngoài trụ sở theo quy định của luật này”.
Từ quy định trên có thể hiểu, công chứng ngoài trụ sở là việc công chứng viên thực hiện hoạt động công chứng tại địa điểm khác ngoài trụ sở văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng, nhưng chỉ trong những trường hợp pháp luật cho phép.
Điểm cần lưu ý là công chứng ngoài trụ sở không phải là một dịch vụ tự do theo yêu cầu, mà là ngoại lệ có điều kiện, được kiểm soát chặt chẽ bởi pháp luật.
2. Các trường hợp được pháp luật cho phép công chứng ngoài trụ sở
Khoản 2 Điều 44 Luật Công chứng 2014 quy định rõ các trường hợp được công chứng ngoài trụ sở, bao gồm:
“Người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được”;
“Người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù”;
“Người yêu cầu công chứng có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng”.
Trong đó, “lý do chính đáng khác” phải được công chứng viên xem xét, đánh giá trên cơ sở thực tế và chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Không phải mọi lý do thuận tiện hay mong muốn cá nhân đều được coi là chính đáng theo pháp luật.
3. Nguyên tắc pháp lý khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở
Khi áp dụng quy định về công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
Việc công chứng ngoài trụ sở chỉ là ngoại lệ, không được biến thành hoạt động thường xuyên thay thế công chứng tại trụ sở;
Công chứng viên phải trực tiếp chứng kiến việc ký kết, điểm chỉ theo đúng trình tự luật định;
Đảm bảo đầy đủ các điều kiện về năng lực hành vi dân sự, sự tự nguyện và nội dung giao dịch hợp pháp;
Không được vì áp lực thời gian, lợi ích kinh tế hoặc yêu cầu của khách hàng mà bỏ qua các bước thẩm định cần thiết.
Những nguyên tắc này nhằm bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng ngoài trụ sở.
4. Trách nhiệm của công chứng viên khi áp dụng quy định về công chứng ngoài trụ sở
Theo Điều 17 và Điều 38 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có trách nhiệm:
Kiểm tra kỹ hồ sơ, giấy tờ trước khi chấp nhận yêu cầu công chứng ngoài trụ sở;
Giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch cho các bên;
Từ chối công chứng nếu không đủ điều kiện hoặc phát hiện dấu hiệu vi phạm pháp luật;
Chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật nếu việc công chứng ngoài trụ sở gây thiệt hại cho người yêu cầu hoặc bên thứ ba.
Trên thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh từ việc công chứng ngoài trụ sở đều xoay quanh trách nhiệm của công chứng viên trong khâu đánh giá điều kiện thực hiện.
5. Công chứng ngoài trụ sở có giá trị pháp lý như công chứng tại trụ sở không?
Về nguyên tắc, nếu được thực hiện đúng quy định về công chứng ngoài trụ sở, thì văn bản công chứng có giá trị pháp lý tương đương với văn bản được công chứng tại trụ sở.
Khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng 2014 khẳng định: “Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”.
Pháp luật không phân biệt giá trị pháp lý của văn bản công chứng dựa trên địa điểm thực hiện, mà căn cứ vào tính hợp pháp của trình tự, thủ tục công chứng.
6. Những rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ đúng quy định
Nếu việc công chứng ngoài trụ sở không đáp ứng đúng điều kiện luật định, các rủi ro có thể phát sinh gồm:
Văn bản công chứng bị Tòa án tuyên vô hiệu;
Công chứng viên bị xử lý kỷ luật, xử phạt hành chính hoặc bồi thường thiệt hại;
Tổ chức hành nghề công chứng bị ảnh hưởng uy tín, trách nhiệm nghề nghiệp;
Người dân gặp khó khăn khi chứng minh giá trị pháp lý của giao dịch.
Do đó, việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định về công chứng ngoài trụ sở là yêu cầu bắt buộc đối với cả người dân và người hành nghề công chứng.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn miễn phí: Làmchứng thực chữ ký nhanh chỉ trong 30 phút
7. Một số khuyến nghị khi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở
Để hạn chế rủi ro pháp lý, người dân nên:
Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, giấy tờ chứng minh lý do không thể đến trụ sở;
Trao đổi rõ ràng với tổ chức hành nghề công chứng về điều kiện thực hiện;
Không yêu cầu công chứng ngoài trụ sở trong các trường hợp pháp luật không cho phép;
Ưu tiên công chứng tại trụ sở nếu không có trở ngại thực tế.
Có thể thấy, pháp luật quy định rất rõ ràng về công chứng ngoài trụ sở, coi đây là một ngoại lệ cần được áp dụng chặt chẽ, có kiểm soát. Việc hiểu đúng bản chất, điều kiện và trách nhiệm pháp lý liên quan không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của người dân mà còn góp phần nâng cao chất lượng và uy tín của hoạt động công chứng trong thực tiễn hiện nay.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
