Khi cần nộp hồ sơ hành chính hoặc làm thủ tục pháp lý, người dân thường phải sao y bản chính để chứng minh thông tin một cách hợp pháp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ nơi sao y chứng thực nào có thẩm quyền hợp pháp thực hiện thủ tục này. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các cơ quan được phép chứng thực bản sao, tránh mất thời gian đi lại không cần thiết.
>>> Xem thêm: Khám phá lý do vì sao dịch vụ công chứng giấy tờ online ngày càng phổ biến
1. Căn cứ pháp lý về nơi sao y chứng thực
Quy định về nơi sao y chứng thực được thể hiện rõ tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch.
Theo Điều 5, Điều 5a và Điều 7 của Nghị định 23, các cơ quan, tổ chức sau đây có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính:
Phòng Tư pháp cấp huyện
UBND xã, phường, thị trấn
Các tổ chức hành nghề công chứng (văn phòng công chứng, phòng công chứng)
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (đối với trường hợp công dân Việt Nam đang sinh sống hoặc làm việc tại nước ngoài)
Ngoài ra, Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp cũng hướng dẫn rõ ràng nghiệp vụ chứng thực tại từng cấp, đảm bảo tính thống nhất và hợp lệ của văn bản hành chính.
2. Những nơi sao y chứng thực được pháp luật cho phép
2.1 UBND xã, phường, thị trấn – nơi chứng thực gần dân nhất
UBND cấp xã/phường là nơi người dân thường xuyên đến chứng thực các loại giấy tờ cá nhân như: căn cước công dân, hộ chiếu, giấy khai sinh, hộ khẩu, bằng cấp, hồ sơ xin việc…
Ví dụ: Chị Mai cần sao y học bạ và giấy khai sinh để nộp hồ sơ xin học cho con. Chị chỉ cần mang bản chính đến UBND phường nơi cư trú là được chứng thực nhanh chóng trong ngày.
2.2 Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện – dành cho tổ chức, doanh nghiệp
Phòng Tư pháp thường xử lý các hồ sơ chứng thực cho doanh nghiệp, tổ chức hoặc hồ sơ yêu cầu số lượng nhiều, yêu cầu phức tạp như hợp đồng, văn bản pháp lý, tài liệu nước ngoài đã hợp pháp hóa lãnh sự.
Ví dụ: Một doanh nghiệp muốn nộp hồ sơ dự thầu cần chứng thực nhiều quyết định bổ nhiệm, tài liệu nội bộ – nên nộp tại Phòng Tư pháp để đảm bảo quy trình chặt chẽ hơn.
2.3 Phòng công chứng, Văn phòng công chứng – nơi sao y được tin cậy cao
Các tổ chức hành nghề công chứng được phép chứng thực bản sao từ bản chính theo Luật Công chứng 2014. Họ thường có quy trình nhanh, làm việc cả thứ Bảy và hỗ trợ khách hàng ngoài giờ hành chính.
Ví dụ: Anh Hùng muốn công chứng hợp đồng mua bán xe và đồng thời sao y CCCD, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký xe – có thể đến một văn phòng công chứng tư nhân để thực hiện nhanh gọn trong 1 buổi.
2.4 Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài
Trong trường hợp người Việt đang sống hoặc học tập ở nước ngoài, Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam có thể thực hiện việc chứng thực bản sao để dùng tại Việt Nam hoặc tại nước sở tại theo pháp luật.
Ví dụ: Sinh viên Việt Nam ở Đức cần sao y bằng tốt nghiệp cấp 3 để làm thủ tục xin học đại học tại Đức có thể đến Lãnh sự quán Việt Nam tại Berlin để thực hiện chứng thực.
>>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ cá nhân có thể thực hiện qua bản photo không?
3. Những nơi không có quyền chứng thực bản sao
Người dân cần lưu ý, không phải nơi nào cũng được phép thực hiện việc sao y bản chính. Các trường hợp sau không có thẩm quyền chứng thực:
Các công ty dịch thuật (chỉ được dịch, không được chứng thực bản sao)
Văn phòng luật sư (chỉ có thể hỗ trợ pháp lý, không chứng thực giấy tờ)
Trường học, tổ chức xã hội, cơ quan tư nhân (trừ trường hợp cấp giấy tờ nội bộ)
Nếu thực hiện chứng thực tại những nơi không có thẩm quyền, bản sao sẽ không có giá trị pháp lý khi nộp cho các cơ quan nhà nước hoặc tổ chức yêu cầu.
4. Một số lưu ý khi lựa chọn nơi sao y chứng thực
Chứng thực tại UBND thường rẻ hơn (khoảng 2.000 – 3.000đ/trang) nhưng có thể đông người, cần lấy số thứ tự
Văn phòng công chứng tiện lợi, nhanh chóng, phù hợp với hồ sơ số lượng nhiều, nhưng chi phí thường cao hơn một chút
Nên chuẩn bị sẵn bản chính và bản photo để tiết kiệm thời gian
Không được yêu cầu chứng thực từ bản sao, bản scan, hoặc giấy tờ tẩy xóa
>>> Xem thêm: Thủ tục chuyển đổi tại văn phòng công chứng – người dân cần lưu ý gì?
Kết luận
Hiểu rõ nơi sao y chứng thực hợp pháp sẽ giúp bạn chủ động trong việc chuẩn bị hồ sơ và tiết kiệm thời gian đáng kể. Dù là cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp, bạn đều có thể lựa chọn cơ quan phù hợp nhất với nhu cầu.
Nếu bạn cần chứng thực nhanh, đúng luật và không rườm rà, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 – nơi hỗ trợ tận tâm, chính xác và linh hoạt về thời gian.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
