Việc sao y chứng thực bản sao từ bản chính là thủ tục hành chính phổ biến trong hồ sơ xin việc, nhập học, làm giấy tờ nhà đất, vay ngân hàng hay thủ tục pháp lý. Tuy nhiên, không phải mọi loại văn bản đều được chứng thực tại UBND xã, phường. Vậy giấy tờ được sao y chứng thực gồm những loại nào? Căn cứ pháp luật nào cho phép? Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu rõ và tránh mất thời gian đi lại.
>>> Xem thêm: Bạn cần chuẩn bị gì trước khi đi công chứng giấy tờ? Tất cả có trong bài viết này
1. Căn cứ pháp lý quy định giấy tờ được sao y chứng thực
Việc sao y chứng thực được thực hiện theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và hợp đồng, giao dịch. Theo Điều 5 Nghị định này, các giấy tờ được cấp hợp pháp, không tẩy xóa, không trái pháp luật và không thuộc bí mật nhà nước đều có thể chứng thực.
Bên cạnh đó, Thông tư 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp cũng hướng dẫn chi tiết nghiệp vụ chứng thực tại địa phương. Đây là căn cứ để cán bộ tư pháp – hộ tịch thực hiện đúng thủ tục.
2. Các loại giấy tờ được sao y chứng thực tại UBND
2.1 Giấy tờ tùy thân và thông tin nhân thân
Gồm căn cước công dân, hộ chiếu, giấy khai sinh, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, quyết định ly hôn có hiệu lực pháp luật. Đây là nhóm giấy tờ được yêu cầu chứng thực phổ biến nhất.
Ví dụ: Anh Quang cần nộp hồ sơ xin việc bao gồm CCCD, hộ khẩu và giấy khai sinh. Khi anh mang bản chính đến UBND phường, các giấy tờ này đều được sao y chứng thực hợp lệ.
Gồm bằng tốt nghiệp các cấp, học bạ, bảng điểm, chứng chỉ nghề, chứng chỉ ngoại ngữ như IELTS, TOEIC, tin học quốc tế. Nếu bản chính hợp lệ, UBND có thể chứng thực.
Lưu ý: Một số chứng chỉ tiếng nước ngoài cần dịch thuật và công chứng trước khi chứng thực.
2.3 Giấy tờ sao y chứng thực là văn bản hành chính và pháp lý
Bao gồm quyết định tuyển dụng, quyết định bổ nhiệm, xác nhận công tác, công văn hành chính… Miễn là văn bản được cấp đúng thẩm quyền và có đầy đủ chữ ký, dấu đỏ thì đều có thể sao y.
2.4 Giấy tờ sao y chứng thực liên quan đến tài sản
Gồm sổ đỏ, giấy đăng ký xe máy/ô tô, hợp đồng mua bán nhà đất đã công chứng, hóa đơn giá trị gia tăng nếu phục vụ cho hồ sơ pháp lý. Những giấy tờ này rất cần bản sao công chứng khi thực hiện chuyển nhượng, thế chấp, kê khai tài sản.
2.5 Hồ sơ y tế và bảo hiểm – giấy tờ sao y chứng thực
Bao gồm thẻ BHYT, giấy khám sức khỏe, sổ khám bệnh, xác nhận khuyết tật, hồ sơ y tế dùng trong thủ tục bảo hiểm hoặc hỗ trợ pháp lý. UBND cấp xã/phường có thể chứng thực nếu bản chính đầy đủ, không rách nát.
3. Điều kiện để giấy tờ được chứng thực
Để được sao y chứng thực, bản chính giấy tờ phải đáp ứng các điều kiện sau:
Được cấp đúng thẩm quyền theo quy định pháp luật Không bị rách, mờ, mất góc làm mất nội dung Không bị sửa chữa, tẩy xóa, ghi đè Không nằm trong danh mục tài liệu mật, nội bộ Không có dấu hiệu giả mạo hoặc cấp sai thẩm quyền
Nếu không đủ điều kiện, cán bộ có thể từ chối tiếp nhận chứng thực.
>>> Xem thêm: Công chứng ngoài trụ sở có áp dụng cho trường hợp lập di chúc tại bệnh viện không?
4. Những giấy tờ không được sao y chứng thực
Có một số loại giấy tờ không được chứng thực tại UBND, bao gồm:
Bản photo không có bản gốc kèm theo để đối chiếu Giấy tờ viết tay không có cơ quan phát hành Giấy tờ bị tẩy xóa, rách nát, thiếu nội dung quan trọng Văn bản chưa có hiệu lực thi hành Giấy tờ nội bộ doanh nghiệp, bí mật quốc phòng, an ninh
Ví dụ: Chị Mai mang một tờ “giấy xác nhận việc làm” viết tay đến phường để chứng thực. Do không có con dấu và không do cơ quan có thẩm quyền ban hành, giấy tờ này không được chấp nhận chứng thực.
5. Quy trình chứng thực tại UBND xã/phường
Thủ tục chứng thực tại UBND xã/phường diễn ra đơn giản như sau:
Chuẩn bị bản chính và bản sao cần chứng thực Đến bộ phận một cửa của UBND xã/phường gần nơi cư trú Nộp hồ sơ, cán bộ sẽ đối chiếu bản gốc và bản photo Nếu đủ điều kiện, cán bộ sẽ ký xác nhận và đóng dấu Nhận kết quả trong ngày và nộp lệ phí (thường 2.000 – 3.000 đồng/trang)
Hiểu rõ giấy tờ được sao y chứng thực và điều kiện đi kèm sẽ giúp bạn tránh rủi ro khi nộp hồ sơ hành chính hoặc thực hiện các giao dịch pháp lý. Hãy đảm bảo giấy tờ mang theo là bản gốc hợp lệ, rõ ràng, không bị chỉnh sửa.
Nếu bạn cần hỗ trợ tư vấn hoặc chuẩn bị hồ sơ chứng thực đúng quy định, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn nhanh chóng, chính xác và tận tình.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
