Hồ sơ cần chuẩn bị khi công chứng ngoài trụ sở gồm những gì?
Trong quá trình yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, một trong những nguyên nhân khiến thủ tục kéo dài hoặc bị từ chối là hồ sơ không đầy đủ hoặc chuẩn bị chưa đúng quy định. Khác với công chứng tại văn phòng, công chứng ngoài trụ sở đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn nhằm bảo đảm công chứng viên có đủ căn cứ pháp lý để thực hiện nghiệp vụ tại địa điểm yêu cầu. Việc nắm rõ hồ sơ công chứng ngoài trụ sở cần chuẩn bị không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn hạn chế tối đa rủi ro pháp lý phát sinh.
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở là toàn bộ giấy tờ, tài liệu do người yêu cầu công chứng cung cấp để chứng minh:
Tư cách chủ thể của người tham gia giao dịch;
Quyền, nghĩa vụ đối với tài sản hoặc nội dung giao dịch;
Lý do chính đáng để công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở.
Về nguyên tắc, hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không khác về bản chất so với hồ sơ công chứng tại trụ sở, nhưng thường yêu cầu bổ sung thêm tài liệu liên quan đến điều kiện thực hiện ngoài trụ sở.
2. Căn cứ pháp lý về hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Việc chuẩn bị hồ sơ công chứng ngoài trụ sở được điều chỉnh chủ yếu bởi:
Luật Công chứng 2014;
Bộ luật Dân sự 2015;
Các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan.
Theo Luật Công chứng 2014, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ trước khi thực hiện công chứng, kể cả trong trường hợp công chứng ngoài trụ sở.
3. Hồ sơ chung bắt buộc khi công chứng ngoài trụ sở
3.1. Phiếu yêu cầu công chứng
Phiếu yêu cầu công chứng là thành phần bắt buộc trong hồ sơ công chứng ngoài trụ sở. Nội dung phiếu phải thể hiện rõ:
Thông tin người yêu cầu công chứng;
Nội dung yêu cầu công chứng;
Địa điểm đề nghị công chứng ngoài trụ sở;
Lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở.
Phiếu yêu cầu công chứng có thể được lập trước hoặc lập trực tiếp khi công chứng viên tiếp nhận hồ sơ.
Đây là căn cứ quan trọng để xác định phạm vi quyền định đoạt tài sản.
4. Hồ sơ liên quan đến nội dung giao dịch cần công chứng
4.1. Dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc di chúc
Người yêu cầu công chứng có thể:
Tự soạn thảo dự thảo văn bản; hoặc
Đề nghị tổ chức hành nghề công chứng soạn thảo.
Dự thảo là thành phần quan trọng trong hồ sơ công chứng ngoài trụ sở, giúp công chứng viên kiểm tra nội dung pháp lý trước khi tiến hành công chứng.
4.2. Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
Tùy loại giao dịch, hồ sơ có thể bao gồm:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở;
Giấy đăng ký xe;
Giấy tờ xác lập quyền đối với tài sản khác theo quy định pháp luật.
Các giấy tờ này phải là bản chính, hợp pháp và còn hiệu lực.
4.3. Giấy tờ liên quan đến chủ thể đặc biệt
Trong một số trường hợp, hồ sơ công chứng ngoài trụ sở cần bổ sung:
Giấy khai sinh (nếu liên quan đến thừa kế);
Giấy xác nhận y tế đối với người bệnh;
Giấy tờ chứng minh tình trạng sức khỏe, khả năng nhận thức khi lập di chúc.
5. Hồ sơ chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở
Đây là điểm khác biệt quan trọng của hồ sơ công chứng ngoài trụ sở so với công chứng tại trụ sở.
Người yêu cầu công chứng nên chuẩn bị:
Giấy xác nhận điều trị tại bệnh viện;
Tài liệu chứng minh người già yếu, hạn chế khả năng đi lại;
Các tài liệu khác chứng minh lý do chính đáng không thể đến trụ sở công chứng.
Những tài liệu này giúp công chứng viên có căn cứ chấp nhận việc công chứng ngoài trụ sở.
6. Lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ công chứng ngoài trụ sở
Khi chuẩn bị hồ sơ công chứng ngoài trụ sở, người dân cần lưu ý:
Chuẩn bị đầy đủ bản chính để đối chiếu tại chỗ;
Kiểm tra tính thống nhất thông tin trên các giấy tờ;
Trao đổi trước với tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn cụ thể;
Không nên giấu thông tin về tình trạng sức khỏe hoặc tranh chấp tiềm ẩn;
Chủ động chuẩn bị hồ sơ sớm để tránh việc công chứng bị gián đoạn.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm thực tế khi sử dụngcông chứng thừa kế để tránh tranh chấp
7. Hậu quả pháp lý khi hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không đầy đủ
Nếu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không đầy đủ hoặc không hợp lệ, có thể dẫn đến:
Công chứng viên từ chối thực hiện công chứng;
Việc công chứng bị kéo dài, phát sinh chi phí;
Văn bản công chứng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu khi xảy ra tranh chấp.
Do đó, việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ là yếu tố then chốt bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.
Kết luận
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở là nền tảng pháp lý quan trọng để công chứng viên có thể thực hiện công chứng đúng quy định, đặc biệt trong những trường hợp nhạy cảm như người già, người bệnh hoặc giao dịch có giá trị lớn. Việc hiểu rõ và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi mà còn góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay vớiVăn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
