Trong quá trình thực hiện các thủ tục hành chính, dân sự, nhiều người thường thắc mắc: Có được sao y từ bản công chứng không? Liệu bản sao từ bản sao có giá trị pháp lý? Cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp luật hiện hành, các trường hợp được – không được sao y và hướng dẫn cụ thể để tránh sai sót khi chuẩn bị hồ sơ.
>>> Xem thêm: Các bước chuẩn bị để không bị sai sót khi làm công chứng giấy tờ.
1. Căn cứ pháp lý về việc sao y từ bản công chứng
Theo Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chỉ được chứng thực bản sao từ bản chính chứ không được chứng thực từ bản sao.
Trích dẫn pháp luật: “Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính làm cơ sở để chứng thực bản sao. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền không được chứng thực bản sao từ bản sao.” (Điều 18, Nghị định 23/2015/NĐ-CP)
Điều này đồng nghĩa với việc bạn không thể sao y từ bản công chứng, mà bắt buộc phải sử dụng bản gốc (bản chính) để thực hiện lại thủ tục sao y.
2. Phân biệt: Bản chính – Bản sao chứng thực – Sao y bản sao
2.1 Bản chính
Là tài liệu gốc do cơ quan có thẩm quyền cấp lần đầu, có dấu đỏ, chữ ký gốc. Đây là cơ sở duy nhất hợp pháp để sao y.
2.2 Bản sao công chứng (bản sao y)
Là bản photo được công chứng hoặc chứng thực từ bản chính, có dấu xác nhận “sao y đúng với bản chính”.
2.3 Sao y bản sao (không hợp pháp)
Là việc sao chép hoặc chứng thực từ một bản sao công chứng, không có bản chính kèm theo. Hành vi này không được pháp luật công nhận.
Ví dụ thực tế: Chị Mai mang một bản sao công chứng sổ đỏ (do người khác cung cấp) đi yêu cầu sao y lại tại UBND phường. Tuy nhiên, cán bộ từ chối thực hiện vì chị không có bản chính sổ đỏ để đối chiếu – đúng theo quy định tại Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
4.1 Trường hợp giấy tờ còn trong hệ thống cơ quan quản lý
Bằng cấp, chứng chỉ, học bạ: có thể xin cấp lại hoặc trích lục tại trường học
Giấy khai sinh, khai tử: xin cấp lại tại UBND cấp xã nơi đăng ký
Sổ đỏ, giấy đăng ký kết hôn: có thể xin cấp bản trích lục hoặc bản chính từ cơ quan quản lý đất đai, tư pháp
>>> Xem thêm: Công chứng có bắt buộc với mọi giao dịch dân sự có giá trị lớn không?
4.2 Trường hợp mất hoàn toàn, không thể cấp lại
Nếu mất bản chính và không thể xin lại (do thất lạc hồ sơ gốc, tổ chức không còn hoạt động…), có thể dùng bản sao công chứng cũ để đối chiếu thông tin, tuy nhiên không thể thực hiện sao y từ bản đó. Trong các giao dịch pháp lý, bạn cần làm xác nhận thông tin hoặc cam kết theo yêu cầu của từng cơ quan.
5. Nơi có thẩm quyền sao y từ bản công chứng
Các cơ quan có quyền thực hiện chứng thực bao gồm:
UBND xã/phường/thị trấn
Phòng Tư pháp cấp huyện
Văn phòng công chứng hoặc Phòng công chứng
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (đối với công dân ở nước ngoài)
Lưu ý: Tất cả các nơi này chỉ chứng thực từ bản chính, không chấp nhận bản sao đã được chứng thực.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có được giải quyết tranh chấp hợp đồng không?
Kết luận
Bạn không thể sao y từ bản công chứng, vì pháp luật hiện hành chỉ cho phép chứng thực từ bản chính. Để đảm bảo hồ sơ hợp pháp, bạn cần giữ gìn bản gốc cẩn thận hoặc xin cấp lại từ cơ quan có thẩm quyền nếu bị mất.
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc sao y giấy tờ hoặc không rõ giấy tờ của mình có hợp lệ hay không, hãy liên hệ ngay Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn kỹ càng, hướng dẫn đúng quy trình và hỗ trợ thực hiện nhanh chóng.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
