Bản sao y chứng thực từ bản chính là loại giấy tờ được sử dụng rộng rãi trong hồ sơ hành chính, tuyển dụng, làm giấy tờ nhà đất, giao dịch ngân hàng… Tuy nhiên, rất nhiều người vẫn băn khoăn rằng giá trị bản sao y có ngang với bản chính hay không? Liệu có thể thay thế hoàn toàn bản gốc trong các thủ tục pháp lý? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất, căn cứ pháp lý và cách sử dụng bản sao y đúng quy định.
>>> Xem thêm: Những thay đổi mới nhất trong quy định về công chứng giấy tờ mà bạn nên biết
1. Khái niệm bản sao y và giá trị pháp lý theo luật
1.1 Bản sao y chứng thực là gì?
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao y chứng thực là bản sao được cơ quan có thẩm quyền xác nhận “đúng với bản chính” bằng việc đóng dấu và ghi rõ thời gian, chữ ký người thực hiện chứng thực. Việc này nhằm đảm bảo rằng nội dung bản sao không bị thay đổi, sửa chữa so với bản gốc.
1.2 Giá trị bản sao y
Cũng theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao chứng thực “có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác”.
Nói cách khác, trong phần lớn các trường hợp hành chính, dân sự, bản sao y có thể thay thế hoàn toàn bản chính. Tuy nhiên, đối với một số lĩnh vực đặc thù như tố tụng, chứng minh quyền sở hữu, hồ sơ gốc vẫn có thể được yêu cầu bổ sung.
2.1 Giá trị bản sao y trong hồ sơ hành chính, tuyển dụng
Các cơ quan nhà nước, đơn vị tuyển dụng thường chấp nhận bản sao y của CCCD, bằng cấp, học bạ, chứng chỉ… thay vì yêu cầu bản chính. Điều này giúp người dân không phải mang theo hoặc nộp lại bản gốc dễ bị thất lạc.
Ví dụ thực tế: Chị Hằng nộp hồ sơ xin việc tại một công ty tư nhân. Hồ sơ gồm: bản sao y bằng đại học, CCCD, giấy khai sinh – đều được chấp nhận mà không cần đối chiếu bản gốc.
2.2 Trong hồ sơ nhà đất, vay vốn ngân hàng
Trong thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất, mua bán tài sản, hoặc vay vốn ngân hàng, bản sao y các giấy tờ như sổ đỏ, giấy đăng ký xe, CMND/CCCD, hộ khẩu… thường được yêu cầu để lưu trong hồ sơ. Tuy nhiên, khi ký hợp đồng chính thức, vẫn phải xuất trình bản gốc để đối chiếu.
Lưu ý: Bản sao y có giá trị để lưu, không thay thế hoàn toàn bản chính trong ký kết pháp lý.
2.3 Giá trị bản sao y trong các thủ tục tại tòa án
Tòa án có thể yêu cầu nộp bản sao y giấy tờ liên quan (hôn nhân, quyền sử dụng đất, tài sản…) nhưng trong một số trường hợp bắt buộc cần bản gốc để kiểm tra hoặc trưng cầu giám định. Vì vậy, bản sao y có giá trị nhất định, nhưng không tuyệt đối trong tố tụng.
Hiện nay, pháp luật không quy định thời hạn cụ thể cho bản sao y chứng thực. Tuy nhiên, nhiều cơ quan sử dụng quy định nội bộ để giới hạn thời gian hiệu lực (thường là 6 tháng hoặc 1 năm).
Ví dụ: Khi nộp hồ sơ xin visa, đại sứ quán yêu cầu bản sao y CCCD không quá 6 tháng. Trong khi đó, một trường đại học có thể chấp nhận bản sao y bằng cấp không giới hạn thời gian.
>>> Xem thêm: Công chứng giấy tờ có thể thực hiện thay người khác bằng giấy ủy quyền không?
3.2 Khi nào bản sao y bị từ chối?
Giấy tờ bản gốc bị tẩy xóa, mờ nhòe, không hợp lệ
Sao y từ bản sao, không có bản chính kèm theo
Bản sao y được chứng thực bởi nơi không có thẩm quyền (cá nhân, công ty tư nhân…)
Hết thời hạn hiệu lực theo quy định riêng của đơn vị tiếp nhận
4. Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực bản sao?
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan được quyền chứng thực bản sao bao gồm:
UBND cấp xã/phường
Phòng Tư pháp cấp huyện
Văn phòng công chứng, Phòng công chứng
Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài (đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài)
Bạn có thể đến bất kỳ địa điểm nào trong số này để thực hiện sao y giấy tờ cần thiết.
>>> Xem thêm: Các tình huống văn phòng công chứng bị đình chỉ hoạt động theo luật.
Kết luận
Giá trị bản sao y là hoàn toàn hợp pháp và có thể thay thế bản chính trong phần lớn thủ tục hành chính, dân sự. Tuy nhiên, trong một số lĩnh vực đặc thù như tố tụng, mua bán tài sản, hồ sơ pháp lý… bản gốc vẫn có thể được yêu cầu. Để đảm bảo an toàn và hợp lệ, bạn nên kiểm tra kỹ yêu cầu của cơ quan tiếp nhận trước khi sử dụng bản sao y.
Nếu cần hỗ trợ chứng thực bản sao đúng quy định và nhanh chóng, bạn có thể liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 – nơi uy tín, chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh rủi ro pháp lý.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
